👉Länk till analys – Byggkoll från Svensk Byggtjänst ›

I alla byggprojekt behövs effektiv kommunikation och tydliga beslut. Mer så ju större projektet är. Därför är det standard att byggherren (beställaren) och entreprenören utser ombud.

Ombuden fungerar som ansvarig kontaktperson under projektets gång och namnges vanligen och lämpligen i parternas avtal. Syftet är enkelt: att minska missförstånd och säkerställa att projektet kan drivas framåt utan onödiga stopp.

Vad har ombudet rätt att göra?

Men frågan uppkommer då och då om vad ombudet egentligen äger rätt att göra och hur begränsningar framgår och, inte minst, vilka andra personer i projekt som kan uttala sig med bindande verkan?

Ett ombud har normalt rätt att företräda sin uppdragsgivare fullt ut. Det innebär att ombudet kan ta emot besked, fatta beslut och ingå överenskommelser som påverkar projektets kostnader och utförande. Att snabbt kunna ge besked är ofta avgörande för att undvika förseningar och extra kostnader. Detta är extra viktigt när ändringar eller tilläggsarbete uppstår.

Bra på pappret – otydligt i verkligheten

Men även om det i avtalet är tydligt vem som är ombud, ser verkligheten ibland lite annorlunda ut. I många fall är det andra personer än angivet ombud som sköter den dagliga kontakten, såsom arbetsledare, projektörer, platschefer eller till och med konsulter. Det kan då bli oklart om dessa personer verkligen har rätt att fatta bindande beslut.

Risken är att en part tror att en uppgörelse är giltig, medan den andra parten senare hävdar att personen saknade befogenhet att lova något.

I grunden handlar detta om förtroende och tydlighet. Har man som part i ett projekt visat, med ord eller handling, att en viss person har rätt att agera som ombud, kan man också bli bunden av vad den personen gör. Det kallas ibland att man har skapat ”befogad tillit”.

Med andra ord: om man låter någon sköta viktiga frågor utan att protestera, kan det uppfattas som att den personen har rätt att fatta beslut, även om personen inte formellt har utsetts till ombud.

Tänk på dokumentationen

I praktiken är det därför viktigt att vara tydlig redan från start. Vem får fatta vilka beslut? Vem ansvarar för vad? Och hur ska viktiga besked och överenskommelser dokumenteras? Det gäller att både internt och gentemot motparten vara klara med vem som har sista ordet – annars kan det lätt uppstå tvister senare.

Särskilt i byggbranschen, där beslut ofta måste fattas snabbt och det (trots att annat oftast gäller) inte är ovanligt med muntliga överenskommelser, blir detta en känslig fråga. Här går vi inte närmare in på frågor om konkludent handlande etcetera utan konstaterar; att inte ha koll på roller och behörighet kan leda till dyra konsekvenser.

Ombud spelar en nyckelroll

Samtidigt är det omöjligt att förutse allt inför ett projekt. Därför krävs, förutom tydliga rutiner och ett mått av sunt förnuft, att också anpassa projektet till hur man faktiskt lämpligast agerar i praktiken. Vid behov inkluderar det att justera frågan om angivna ombud.

Sammanfattningsvis konstateras att ombud spelar en nyckelroll för att hålla ihop ett byggprojekt. Men det gäller att veta vem som har behörighet till vad och att inte ta för givet att någon som ”alltid fixar saker” faktiskt har rätt att med bindande verkan utlova något.